Una ricerca condotta da
Lexmark a livello europeo dimostra che l’implementazione di sistemi
automatizzati possa aiutare le aziende ad aumentare la produttività dei dipendenti, riducendo i costi operativi e gli errori associati ai processi manuali. Lexmark ha intervistato 714 impiegati in tutta Europa per capire il modo e il tempo speso nelle pratiche amministrative, riscontrando gravi inefficienze nel caso di processi manuali.
I rispondenti hanno dichiarato che la maggior parte delle pratiche amministrative - come l’archiviazione dei contratti, l’elaborazione degli ordini e la registrazione nel database delle informazioni contenute nei biglietti da visita - vengono svolte manualmente. Il 59% degli intervistati ritiene che i processi di admin siano troppo complicati e articolati. Dallo studio emerge un’interessante correlazione tra difficoltà delle procedure e tempo speso per portare a termine questi compiti.
Un terzo degli impiegati trascorre almeno tre ore a settimana nel districarsi in mansioni amministrative. Inoltre, il 70% ritiene che il tempo dedicato a queste pratiche sia aumentato nel corso degli ultimi cinque anni, sottolineando il fatto che, in questo modo, le aziende obbligano il personale a sottrarre tempo prezioso al proprio lavoro. La ricerca evidenzia che i dipendenti desiderano eliminare procedure antiquate e improduttive.
Alla domanda “Qual è la più grande difficoltà che riscontri nelle operazioni amministrative manuali?”, il 50% ha risposto senza indugio che richiedono troppo tempo per essere completate. Tuttavia, ci sono implicazioni ben più ampie per l’azienda, che vanno al di là della produttività dei dipendenti. Un quarto degli intervistati dichiara che la più grande criticità dei processi manuali di amministrazione è rappresentata dalla tendenza a commettere errori e, addirittura, i due terzi ha assistito a una situazione in cui l’errore manuale ha causato l’addebitamento di costi.
Infatti, per le aziende queste imprecisioni possono comportare spiacevoli conseguenze: la scorretta registrazione di una fattura può sia causare ritardi nei pagamenti e l’addebito di penali, sia il pagamento di fatture che invece andrebbero risolte. Nel peggiore dei casi, un’inesattezza può anche provocare la rottura di rapporti con clienti, fornitori o vendor. Per questo è opportuno che le imprese rivedano l’approccio ai dati aziendali e l’utilizzo che ne viene fatto quotidianamente. Lexmark offre soluzioni che consentono a medie e grandi realtà di adottare metodi lavorativi più efficienti.
Da applicazioni per il
mobile capture, in grado di eseguire la scansione delle ricevute evitando ai dipendenti di inserire le spese manualmente, ai software di acquisizione intelligente, Lexmark consente alle aziende di creare flussi di lavoro decisamente più produttivi. Queste soluzioni combinano strumenti di scansione e stampa performanti e software di elaborazione dei contenuti per consentire la raccolta intelligente dei dati. I dati contenuti nei documenti come denunce, lamentele o segnalazioni, vengono acquisiti automaticamente, ordinati in un formato predefinito e trasferiti nei sistemi aziendali per consentire una maggiore visibilità delle informazioni.
Questo, per le imprese, significa un’eliminazione dell’85-95% dell’immissione manuale dei dati migliorando notevolmente l'accesso alle informazioni. “La nostra indagine è un campanello d'allarme per le imprese di tutta Europa. I risultati dimostrano chiaramente che molte aziende sono ancora lontane dall’era digitale e che ancora non sfruttano tutte le tecnologie disponibili per sostenere la produttività dei propri dipendenti e dei flussi di lavoro”, ha dichiarato
Giancarlo Soro, Country OperationsManager di Lexmark Italia.
“Se le aziende non vogliono restare indietro, devono necessariamente iniziare a guardare verso processi automatizzati e ottimizzati in grado di migliorare l’efficienza lavorativa dei propri dipendenti, considerando anche le piccole pratiche amministrative quotidiane”. Lexmark ha intervistato 714 impiegati di 12 Paesi inclusi Belgio, Francia, Germania, Ungheria, Italia, Paesi Bassi, Polonia, Portigallo, Sudafrica, Spagna e Regno Unito. La ricerca è stata ultimata a luglio 2013.
